أصبح العمل بلا أوراق أسهل من أي وقت مضى

نحو مستقبل بلا أوراق حيث يعمل الجميع بكفاءة أكبر.

  • وأسرع
  • أسهل
  • وأكثر اماناً
product

مميزات خدمة أرشفة

فريق متخصص

عند طلبك خدمة أرشفة الخاصة بنا، ستحصل على فريق متخصص جاهز لخدمتك

سهولة التنفيذ

خدماتنا مصممة لتنفذ بسهولة وسرعة وفعالية

خدمة موثوقة

نقدر ثقتك بنا كمزود خدمة، بالرغم من ذلك فإننا عادة ما نوقع اتفاقيات عدم الإفصاح مع عملائنا لضمان بقاء معلوماتهم آمنة معنا

أسعار مناسبة

نحن نؤمن بأن كل مؤسسة يجب أن تتمتع بإمكانية الوصول إلى خدمات المسح الضوئي والرقمنة للمستندات عالية الجودة بدون تكاليف عالية وهذا هو السبب في أننا نبذل قصارى جهدنا لتقديم خدمة ميسورة التكلفة

خيارات متعددة

في خدمة أرشفة، لدينا خيارات متعددة لتقديم خدماتنا وذلك لمساعدتك في العثور على ما يناسب احتياجاتك

التسليم في الوقت المحدد

ندرك مدى أهمية إنهاء المشاريع في الوقت المحدد. لهذا السبب يبذل فريقنا كل ما في وسعه للوصول لهذا الهدف

من نحن

الأنظمة الذكية للتقنية المتقدمة ش م م هي شركة عمانية تأسست في ديسمبر 2013، بمنظور احترافي للمساهمة في تحسين صناعة تكنولوجيا المعلومات. منذ إنشائها، التزمت الشركة بتقديم حلول وخدمات تقنية عالية الجودة من خلال موظفيها المؤهلين تأهيلا عاليا والذين يكرسون جهودهم لتقديم أفضل الحلول باستخدام أحدث التقنيات. تشمل خدماتنا تطوير البرمجيات وتصميم التطبيقات وحلول مايكروسوفت شيربوينت، وخدمة المسح الضوئي وأرشفة المستندات، وغيرها من الحلول المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات وذلك لتقديم حلول وخدمات تقنية ترضي عملائنا.

أرشفة هي خدمة المسح الضوئي والرقمنة للمستندات، تساعدك على أرشفة ورقمنه جميع مستنداتك إلكترونيًا، وإدارتها بشكل احترافي، وإنشاء التصنيف والفهرسة والبيانات الوصفية التي تساعد المؤسسات على تخزين مستنداتها في قواعد البيانات واستخدامها في نظام المراسلات أو الأرشفة

رؤيتنا هي قيادة بيئة الأعمال إلى مستقبل بلا أوراق. نظرًا لارتفاع التأثير البيئي لإنتاج الورق ومعالجته وتوزيعه

مساعدة الشركات والمؤسسات والجهات الحكومية على خفض التكاليف والقضاء على خسائر الكفاءة بسبب استخدام الورق

مهمتنا مع خدمة أرشفة هي مساعدة عملائنا الكرام على تبسيط عملياتهم الأساسية وزيادة الإنتاجية من خلال نموذج متكامل غير ورقي يوفر وصولاً سريعًا إلى البيانات والمستندات مع ضمان إمكانية الوصول إليها على المدى الطويل أيضًا

قطاعات العمل التي تخدمها أرشفة

المصارف
الجهات الحكومية
مقدمي الرعاية الطبية
الطاقة
مؤسسات التعليم
المقاولات والتجارة العامة

فوائد خدمة أرشفة لعملائنا

إليك ما نهدف إلى تقديمه لك مع خدمتنا

النسخ الاحتياطي

احتفظ بنسخة احتياطية من جميع مستنداتك

مساحة المكتب

تقليل الحاجة إلى خزائن الملفات الكبيرة للمساعدة في توفير مساحة المكتب

البيئة

تساعدك على إدارة عملك بطريقة صديقة للبيئة

Image placeholder
الكفاءة

عزز كفاءة فريقك عن طريق تقليل الوقت المطلوب للبحث عن المستندات وإرسالها

التكلفة

تخلص من تكاليف الأعمال المرتبطة باستخدام الورق والطابعات وأجهزة الفاكس وآلات النسخ والحبر وخراطيش الحبر

السرعة

تطوير سير العمل يزيد من سرعة إنجاز أعمالك عن طريق تقليل الوقت الذي تقضيه في الحصول على الورق والنماذج الأخرى التي يجب تسليمها يدويًا

watch

خطوات تنفيذ خدمة أرشفة

الخطوة الاولى
تجهيز المستندات

تجهيز وترتيب المستندات المحددة من كل ملف للبدء في عملية المسح الضوئي، قبل ذلك يجب القيام بفك التدبيس وفك التجعيد وتصويب الصفحات الممزقة والمطوية

الخطوة الثانية
المسح الضوئي وفحص الجودة

تتم عملية المسح الضوئي بتغذية دُفعات المستندات بحسب سعة وآلية عمل الماسحة الضوئية، ستتم إدارة الدفعات التي تم مسحها ضوئيًا من خلال الترقيم المنتظم لتسهيل عملية فحص الجودة

الخطوة الثالثة
تسمية الصور

يجب أن يتم تخزين صور المستندات التي تم مسحها ضوئياً على مدار اليوم على الأقراص الثابتة المحلية المعينة مع تسمية الملفات بناءً على متطلبات العميل

الخطوة الرابعة
تسليم الصور

يجب أخذ نسخة احتياطية من هذه الصور من الأقراص الثابتة المحلية وحفظها في وحدة تخزين مركزية يوفرها العميل في شكل مجلدات مرتبة حسب التاريخ والتي تحتوي على الصورة بالصيغة المتفق عليها مع معلومات الفهرسة ذات الصلة الموسومة

الخطوة الخامسة
إعادة المستندات

يجب أن يتم إرجاع المستندات بمجرد مسحها ضوئيًا في مجلداتها بنفس تصنيفها. ويتم بعدها تسليم الملفات للعميل لوضعها في أماكن التخزين المناسبة ويتم ختمها او وضع علامة عليها تفيد بأرشفتها رقمياً

الخوة السادسة
الفهرسة

سيتم فهرسة الصور التي تم مسحها ضوئياً حسب الصيغة المتفق عليها وسيتم تخزين الصور المفهرسة مع معلومات فهرستها في شكل بيانات وصفية لوضعها في قواعد البيانات

الخطوة السابعة
المخرجات النهائية

يجب أن تكون المخرجات صورًا واضحة عالية الجودة في محرك الثابتة مع قاعدة بيانات مفهرسة حسب متطلبات العميل                   

الخطوة الثامنة
التسليم النهائي

بمجرد الانتهاء من عملية التسليم النهائية، سيتم توقيع شهادة إكمال العمل من قبل العميل والإفراج عن أي مستحقات مالية متبقية

أنواع المستندات التي تغطيها خدمة ارشفه

مع خدمة أرشفة، لا توجد حدود لنوع المستندات التي يمكننا رقمنتها لعملائنا. من خلال خدمة المسح الضوئي والرقمنة للمستندات لدينا، يمكنك توقع رقمنه الأنواع التالية من المستندات

  • الرسائل الرسمية والمراسلات الداخلية والخارجية

  • فواتير المبيعات والمشتريات والإيصالات

  • الوثائق والعقود القانونية

  • جميع أنواع الخرائط المعمارية والإنشائية

  • ملفات الموظفين وسجلات الطلاب

  • سجلات الرعاية الصحية

about us

حول ارشفة

لأن خدمة أرشفة هي أكثر من مجرد حل تقني فهي تهدف ايضاً إلى تعزيز رؤية مستقبل بلا أوراق، نحن ملتزمون في خدمة أرشفة بتقديم خدمة عالية الجودة ومتطورة لعملائنا الكرام تجعل بيئة عملهم أسهل بكثير

download app

أسئلة وأجوبة لخدمة أرشفة

ما هي خدمة أرشفة؟

أرشفة هي خدمة مسح ضوئي ورقمنه للمستندات بمختلف أحجامها القياسية وحفظها بتنسيقات متنوعة. فضلاً عن القدرة على فهرستها ووضعها في شكل بيانات وصفية وتخزينها في قواعد البيانات بسرعة وسهولة

قد يستغرق منك العثور على نسخة ورقية من مستند معين وقتًا طويلاً، يمكنك قضاء هذا الوقت بشكل أفضل في العمل على المهام التي يمكن أن تساعد في نمو أعمالك. لهذا من المفيد استخدام خدمة أرشفة

أرشفة هي نوع مختلف من الخدمات لأننا نقدم خدمة أكثر شمولاً من الشركات الأخرى. نحن نقدم كل من مفهوم إدارة المشاريع وخدمات التطوير. هذا يعني أنه يمكننا فهم احتياجاتك بشكل أفضل وتقديم حل أكثر تخصيصًا. لدينا فريق من المهنيين ذوي الخبرة العالية والمعتمدين والملتزمين بتقديم خدمة عالية الجودة

بلدية مسقط

عندما تقوم بتعييننا لمسح المستندات ضوئيًا، يمكنك اختيار أي من الخيارات التالية

  1. • خدمة ارشفه داخل موقع العميل
  2. • خدمة ارشفه خارج موقع العميل
  3. • خدمة ارشفه عند الطلب
  4. • خدمات أرشفه بكميات كبيرة أو بالجملة
  1. • مسح ضوئي بتنسيق كبير (حجم A0 ، A1 ، A2 / A-E)
  2. • مسح ضوئي عادي للمستند (حجم A8 إلى A3)

تُستخدم خدمات المسح الضوئي والرقمنة للمستندات بالجملة من قبل الشركات والمؤسسات والجهات الحكومية التي تحتاج إلى رقمنه أعداد كبيرة من المستندات بسرعة وكفاءة. غالبًا ما تستخدم هذه الخدمات لتحويل كميات كبيرة من المستندات الورقية إلى تنسيق رقمي أو عن طريق المؤسسات التي تحتاج إلى أرشفة أعداد كبيرة من المستندات

تعتمد تكلفة المسح الضوئية والرقمنة للمستندات على حجم وتعقيد المشروع. ومع ذلك، فهو أرخص بكثير بشكل عام من مسح المستندات الفردية ضوئيًا واحدًا تلو الآخر

watch

تواصل معنا

  • مسقط، سلطنة عُمان، ص . ب: ١٧، الرمز البريدي: ١١٧

  • ٠٠٩٦٨٩١٣١٣١٣٠، ٠٠٩٦٨٩١٣١٣١٣٤

  • info@smartsystemllc.com